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第200章（第2页）

贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。

贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文26字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归纳，并完全按英文26个字母顺序来整理。

此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有未寄出的贺卡，则配合时机回寄。

在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的&ldo;人才录&rdo;资料。

首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。

但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。

这些贺卡应利用书橱来保存，并按26个字母顺序来整理。

每张贺年卡，按年度分别贴上标签来保存。

贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按26个字母来排列。

如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在使用上极为方便。

11信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。

（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯化。

（3）手册有利于工作的完整性。

（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案夹来做处理。

（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收录相关主题。

（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。

管理者的信息活用术信息必须能加以活用。

以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。

由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。

但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。

但在决定工作主题时，也有从近乎&ldo;零&rdo;的状态下，从头开始收集信息。

完全从&ldo;零&rdo;开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。

信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。

如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时，起码有些基本资料可供参考。

以下所要谈的是有关管理者信息活用术。

假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。

（2）考虑如何架构，并且分类。

（3）填补不足的信息，（第2项和第3项是同时进行）。

（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。

若为律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。

1接受一项主题时该如何着手现举一个信息活用的实例。

数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上10点至下午5点为期一天的时间，来介绍自己的方法。

在此顺便说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。

简单地说，就是企业本身的买卖。

若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。