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第199章（第2页）

但是，他们将剪报贴在b6开数硬纸板上的这种作法并不精细。

b6和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格b5的一半，这规格的确是很小。

但一般报社所收集的报导，大部分的b6硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。

也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就折起来。

所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。

而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。

并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。

当然，一般报社的资料量都很多。

在专门资料室工作的员工，都将资料的收集和管理视为其主要的工作。

但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们，才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。

不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。

使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。

只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为实用。

方法是统一采用b5的规格，并且归入二十六孔的档案夹。

归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。

即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。

7为什么穿孔机是二十六孔一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。

使用两孔的理由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。

穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。

参照几次档案后，其档案孔可能就会破损。

消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使用并不方便。

使用二十六孔就无此麻烦。

因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。

以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。

归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复参照数十次或数百次。

当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二十二孔或二十四孔并无妨。

但以目前市面上所卖的b5档案夹的规格，配合二十六孔是最适宜不过了。

穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。

两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是英文及其他横写左开式的文件，都可使用。

而且，想同时看两份不同的资料时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页方式，就可参照了。

总之，资料就会很清晰了。

只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且复印时，也不须人手，利用adf就能自动复印。

由于利用单面的纸，所以前面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。

8如何保存卡式录音带我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。

此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的资料较为完整。

以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。

也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷以上。